湖南中医药大学招标采购代理机构管理办法（试行）
第一章 总则
第一条 为加强学校招标采购代理机构监督管理，规范采购行为，提高代理服务质量，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国民法典》《政府采购代理机构管理暂行办法》（财库〔2018〕2号）《国家发展改革委等部门关于严格执行招标投标法规制度进一步规范招标投标主体行为的若干意见》（发改法规规〔2022〕1117号）和《湖南中医药大学招标与采购管理暂行办法》（校行发〔2023〕29号）等法律法规以及学校相关管理规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称招标采购代理机构（以下简称“代理机构”）是指集中采购机构以外，依法设立、受采购人委托从事招标采购代理业务的社会中介机构。
第三条代理机构应严格按照国家法律法规规定及行业规范，遵循公开、公平、公正和诚实信用、讲求绩效的原则，优质高效地完成学校委托的采购业务。
第四条政府集中采购目录以内，政府分散采购限额标准以上的采购项目必须委托政府集中采购机构实施；政府分散采购项目应委托代理机构实施；学校自主采购项目，原则上委托代理机构实施，特殊情况下可由学校自行组织实施。
第五条 学校招标采购管理办公室（以下简称“招采办”）在招标采购工作领导小组的领导下，归口管理委托代理工作，具体负责代理机构的遴选、使用、考核和管理。
第二章 代理机构准入条件
第六条 代理机构应具备以下条件：
（一）符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条、《中华人民共和国政府采购法实施条例》第十七条及《政府采购代理机构管理暂行办法》第十一条的规定，并在省级及以上政府采购网站（平台）和工程建设招标相关平台登记、注册，完成备案；
（二）遵守国家法律、法规及执业规范，具备完善的内部控制、项目管理、内部监督等制度，具有良好的商业信誉；
（三）拥有数量充足的具备编制采购文件、组织评标等相应能力的专业人员，且相关人员具有丰富的政府采购、工程招标工作经验；
（四）具备固定独立的办公场所和开展采购业务的办公条件、软硬件设施，具有档案存放的固定场所；
（五）符合法律法规规定的其他条件。
第三章 代理机构职责
第七条 代理机构受学校委托办理采购事宜，应与学校签订委托代理协议，明确采购代理范围、权限、期限、档案保存、代理费用收取方式及标准、协议解除及终止、违约责任等具体事项，约定双方权利义务。
第八条 代理机构应严格按照委托代理协议开展采购代理业务，主要包括：
（一）接受代理业务，针对项目特点制订采购方案，组建项目组、配备专业人员；
（二）根据项目需要，协助学校确定采购需求、编制采购实施计划和组织采购需求审查；
（三）审核采购人需求，在不违反法律法规文件规定的前提下采纳采购人的意见，对不合法不合规不合理的需求提出修改建议；
（四）依法依规完成采购文件编制、采购公告发布、答疑澄清、评审专家抽取、评审组织、中标（成交）结果发布、质疑投诉处理等工作，对开标及评审活动全程录音录像；
（五）及时报告采购实施情况，对于采购公告、采购文件及其澄清修改、中标（成交）结果、质疑回复等主要文件，应在发布前报告招采办审核确认；
（六）严格遵守保密规定，对不能公开的资料、信息、商业秘密予以保密；
（七）负责整理采购项目档案，资料应完整规范，录音录像清晰可辨，按照档案管理要求妥善保存，同时提交学校存档；
（八）完成招采办交办的其他事项。
第九条 代理机构应建立代理项目质量管理和风险防范机制，对代理项目相关数据进行汇总、整理和分析，提出对策与建议，不断提高代理服务质量和效率。
第十条 代理机构注销或终止代理合作时，应当向招采办移交文件和音像等尚在保存期内的档案资料。
第四章 代理机构遴选与委托
第十一条 招采办负责代理机构遴选工作，原则上每3年遴选一次，具体数量根据学校近3年采购执行情况和实际需要确定。
第十二条 代理机构遴选应综合考量代理机构的综合实力、信誉信用、服务业绩、服务方案、收费标准、项目团队专业化能力、质量保证措施等因素，择优选用。
第十三条 代理机构的遴选程序：
（一）制定遴选方案；
（二）编制遴选文件；
（三）按照遴选程序、评审办法进行评审，形成评审报告；对代理机构进行实地考察；
（四）根据评审报告和考察情况，确定代理机构名单。
（五）招采办代表学校与代理机构签订委托代理协议。
第十四条 招采办负责代理机构的委托项目分配。项目委托分配坚持公平公正、择优择长的原则，结合代理机构的综合考核情况、项目完成效率、人员业务素质等方面进行统筹安排。
招采办向代理机构发出委托代理通知书或根据项目需要与代理机构签订委托代理协议，组织采购用户单位（项目归口管理单位）与代理机构进行沟通，确认采购方式、采购文件、评审办法或标准等内容。
第十五条 代理服务费应依据国家、省、市关于采购代理收费标准及双方约定收取代理服务费。
第五章 代理机构考核管理
第十六条 招采办遵循客观公正、实事求是的原则负责代理机构的考核管理。考核内容涉及委托代理的整个过程，包括编制采购文件、评审组织、工作效率、服务态度与业务水平等相关环节。考核采取项目评价、年度考核和不定期检查相结合方式。
第十七条 代理机构对每年服务情况进行总结和自评，提交书面年度总结报告。总结报告包括以下内容：
（一）本年度代理机构运行及发展情况，包括但不限于征信报告、信用中国查询记录、重大税收违法记录、涉诉记录及无不良记录承诺函等；
（二）本年度项目团队履职情况，包括但不限于项目团队中项目负责人、项目经办人、质量负责人等履职情况；
（三）本年度代理项目总体情况，包括但不限于年度代理项目清单、质疑投诉项目处理情况清单、重新采购及终止采购清单等；
（四）下一年度代理业务改进的思路和措施。
第十八条 学校按照《湖南中医药大学招标采购代理机构年度考核工作细则》（附件）对代理机构进行年度考核，将年度考核结果作为项目分配的重要依据。年度考核优秀的代理机构优先分配，考核合格但未达到优秀等级的视情况减少代理业务，考核不合格的停止代理业务。
第十九条 招采办不定期开展代理服务情况检查，发现存在服务质量问题、履约不尽责行为等，可减少或暂停项目分配，并提出整改要求。
第二十条 代理机构有下列情形之一的，招采办有权采取终止委托代理协议、禁止参加下一轮遴选、向上级监管部门投诉等处理措施；给学校造成经济、声誉等重大损失的，依法追究其民事或法律责任。
（一）有重大违法记录或严重的不良信用记录的；
（二）与投标人串通损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益、学校权益的；
（三）采购代理过程中出现重大工作失误；
（四）泄露应当保密的有关情况和资料；伪造、变造、隐匿或者销毁采购活动文件；
（五）违反廉洁纪律或者回避规定的；
（六）法律法规、规章以及委托代理协议中约定禁止的其他行为。
第二十一条 代理机构对考核结果有异议的，可自收到考核结果之日起5个工作日内，向学校招采办提出书面申诉。招采办应当自收到申诉之日起5个工作日内给予答复。
第六章 附则
第二十二条 本办法由招采办负责解释，自公布之日起施行。
附件
湖南中医药大学招标采购代理机构年度考核工作细则（试行）
为加强学校招标采购代理机构（以下简称“代理机构”）的管理，学校决定对入围的代理机构实行年度考核，每年年底由学校招标采购工作领导小组成员单位和相关部门组成考核小组，按照招标采购代理机构考核指标体系（见附表）对代理机构进行年度考核，考核结果将作为招标代理动态调整和项目分配的重要依据。具体实施细则如下：
一、考核评分
1.代理机构出具自评报告，内容包括但不限于：公司基本情况、代理我校采购项目情况、质疑投诉处理情况以及是否存在信用不良情况等。
2.考核部门根据代理机构考核指标体系（见附表），结合代理机构的自评报告对代理机构进行考核评分，最终得分为各部门的考核评分（A1+A2+A3，满分为100分）的平均值减去代理机构的实际扣分（B）。
二、考核等级
考核实行百分制，分为优秀（90 分以上）、合格（70 分～ 89分）、不合格（70 分以下）三等。
三、考核结果应用
年度考核优秀的代理机构优先分配项目，考核合格但未达到优秀等级的视情况减少代理业务，考核不合格的停止代理业务。
