湖南中医药大学电子卖场采购管理办法
（试 行）
第一章总则
第一条为切实做好新形势新要求下的采购活动，提高采购效率，节约采购成本，根据《湖南省政府采购电子卖场管理办法》（湘财购〔2019〕27号）、《湖南省预算单位政府采购集中采购目录及标准指引（2022 年版）》（湘财购〔2021〕29 号）及《湖南中医药大学招标与采购管理暂行办法》（校行发〔2023〕29号）等有关规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条凡使用学校预算资金并通过电子卖场实施采购活动，均适用本办法。
第三条 采购政府采购限额标准以下的货物、服务和工程，原则上应通过电子卖场进行。目前政府采购限额标准为：货物项目50万元，服务项目80万元，工程项目100万元。
第四条集中采购目录以内的货物和服务必须通过电子卖场实施采购。包括计算机设备及软件等通用设备；复印机、投影仪、照相机等办公设备，不间断电源、空调机等电气设备；办公桌、椅、沙发、文件柜等办公家具；复印纸、硒鼓、粉盒等办公消耗用品及类似物品；印刷和出版服务等。
第五条 电子卖场不能满足采购需求或者无法实行网上采购的，使用部门须提交申请报告，经批准后方可自行采购。
第二章分级采购及实施主体
第六条电子卖场的采购按照校内集中采购和校内分散采购两种方式进行。招标采购管理办公室、项目经费或业务归口管理部门及用户部门均称为采购单位。
第七条采购预算金额在政府采购限额标准以下且预算金额在5万元（含）以上的货物、服务项目及10万元（含）以上工程项目，以及政府集中采购目录内的设备、家具等货物类项目（包括空调机、计算机、打印机、复印机、照相机、投影仪、不间断电源等，不含复印纸、硒鼓、粉盒等办公消耗用品及类似物品）和服务项目（不含印刷和出版服务）。属于校内集中采购范畴，校内集中采购由招标采购管理办公室负责实施。
第八条采购不在政府采购集中采购目录内的，预算金额在5 万元（不含）以下的货物项目（含复印纸、硒鼓、粉盒等办公消耗用品及类似物品）或服务项目（含印刷和出版服务），以及预算金额在10万元（不含）以下的工程项目。属于校内分散采购范畴，校内分散采购由用户部门或归口管理部门实施。
第三章采购方式
第九条电子卖场包含直购、竞价和团购三种交易方式。
采购预算金额在2万元（不含）以下的，可采用直购或竞价方式采购；
采购预算金额在2万元（含）以上的货物和服务类项目、5万元（含）以上的工程项目，其采购需求可以明确为商品标准、参数规格或服务要求以及经评审的工程量清单的，原则上应按照竞价方式进行采购申请。
采购预算在10万元（不含）以内的维修改造工程项目，由学校中标的供应商实施，按要求结算后，再采用电子卖场直购方式采购。
团购由采购部门按照《湖南省政府采购电子卖场管理办法》（湘财购〔2019〕27号）执行。
第十条采购人员应根据采购需求特点，合理采用直购、竞价和团购等方式。同一品目的年度采购预算达到政府采购限额的分散采购，采购单位可以定点直购。采购单位实行定点直购，应公开定点直购的供应商名单、折扣率，定点期限不超过一年。
第十一条电子卖场的采购合同均由系统自动生成，采购人与供应商可以约定交货、验收时间、地点等商务条款，但不得实质改变采购合同。
第十二条用户部门或业务主管单位应严格按照合同约定的时间履约验收，并在验收通过后一个工作日在电子卖场上发布验收公告。合同有变更的，采购单位应公开变更原因。
第十三条采购单位应按照先验收再付款的原则，在入驻供应商申请结算合同款项十个工作日内或按照合同约定的日期及时足额支付合同款项。工程项目按照学校相关规定组织验收和结算。
第四章 账号配置与实施管理
第十四条招标采购管理办公室负责用户账号申请的受理、操作权限的配置和维护、电子卖场采购活动的业务指导。
第十五条采购单位是采购项目的实施单位，每个采购单位应设立采购经办岗和采购审核岗，经办岗为采购经办人，审核岗原则上为采购单位的财务负责人。采购经办岗和采购审核岗人员必须保管好自己的用户账号和密码，不得告知他人，如因个人原因泄露用户账号和密码造成严重后果的，由本人负责。
第十六条各单位应建立健全电子卖场内控机制，明确审批流程和相关人员责任，实现采购活动全过程留痕。不得利用电子卖场化整为零规避学校集中采购和政府采购。在一个财政年度内，采购人用电子卖场多次采购同一品目的货物、服务累计资金数额超过采购限额标准的，属于以化整为零方式规避学校集中采购或政府采购。
第十七条各单位填写《电子卖场账号申请表》（附件1）向招标采购管理办公室采购中心申请用户账号，纸质版需单位主要负责人签字并加盖单位公章后交招标采购管理办公室采购中心（一号办公楼117室），电子档以二级单位或部门命名发送至邮箱52629867@qq.com。
第十八条账号申请审核通过后，用户可登录湖南省政府采购电子卖场平台https://hunan.zcygov.cn/进行采购操作。
1、编制采购需求
二级单位应根据预算编制标准和资产配置标准，依据项目实际情况确定采购需求，并细化为采购需求清单中具体的采购标的和相关的服务、配件以及规格参数，或服务要求以及供应商的特定资格条件。采购需求清单既是确定采购预算的依据，也是评审的依据。货物、服务项目采购需求清单未细化到具体标的，工程项目未编制工程量清单、未经投资评审，不得在电子卖场采购。二级单位或部门可通过党政联席会议、班子专题会议做好采购项目论证、预算的编制及采购需求的审核。
2、立项审批
校内集中采购项目：用户部门经我校《采购综合管理系统》申报的，仍通过《采购综合管理系统》申报。《采购综合管理系统》允许申报类别以外的项目，由用户部门提出采购申请，填写《湖南中医药大学项目采购审批表》（附件2），按照要求进行审批，并提交采购需求、论证材料等资料，由招标采购管理办公室负责组织采购。
校内分散采购项目：由用户部门提出采购申请，填写《湖南中医药大学校内分散采购申购表》（附件3），选择“电子卖场”采购方式，经用户部门及归口管理部门主要负责人审核同意后，由用户部门或归口管理部门采购经办岗登录电子卖场系统进行采购。电子卖场不能满足采购需求的，由用户部门提交《湖南中医药大学校内分散采购申购表》（附件3）选择“自行采购”采购方式，报使用部门负责人、归口管理部门、分管校领导批准后，方可自行采购。《湖南中医药大学校内分散采购申购表》（附件3）作为财务报账的附件材料。
由后勤处、基建处组织实施的项目，按照后勤处和基建处相关管理规定执行。
3、发布竞价邀请公告。由采购实施部门经办人根据采购需求清单编制竞价文件，经审核人审核通过后发布竞价邀请公告。货物类项目允许为核心商品推荐2 个以上的品牌，服务类项目允许推荐 2 个以上解决方案。竞价邀请公告的响应截止时间不得少于 3 个工作日。
4、竞价评审。竞价响应截止后，电子卖场竞价平台自动按支持节能环保产品、两型产品以及小微企业等政策规定的最高比例计算价格扣除后排序，报价相同的以报价时间优先。不符合资格条件、不符合需求标准、不属于推荐品牌或未采用推荐的解决方案以及规格参数、服务要求不能实质性响应需求的，可以作为无效响应处理。竞价响应截止1 个工作日内，采购实施部门经办人经过审核（需求参数比较复杂的项目，也可组织三人以上评审委员会进行现场评审），并经采购实施部门审核人审核通过后发布成交公告。
5、签订合同。项目采购人在电子卖场上签订电子合同，如需签订纸质合同，则按学校相关合同管理制度执行。
6、履约验收。商品送达后，由使用人负责收货，按照学校相关规定进行验收，采购实施部门经办人在电子卖场确认收货并上传“验收单”。验收不合格的，及时办理退（换）货。任何部门或个人在退（换）货中不得擅自更改电子合同中双方约定的型号、品牌。
7、财务结算。财务处凭合同、发票、电子卖场验收单、固定资产入库单等相关凭据，完成财务报账手续。
8、申诉。发现供应商违约或所供商品存在质量问题的，可通过电子卖场发起申诉。
9、答疑。当供应商在电子卖场对采购项目提出异议时，采购实施部门应认真、及时答复供应商提出的异议，协商解决供应商的疑虑和关切，必要时还可以委托专业人士参与答复。
第五章 附 则
第十九条本办法未尽事宜按《湖南省政府采购电子卖场采购管理办法》相关规定执行。政策如有调整的，以最新出台的政策为准。
第二十条本办法由招标采购管理办公室负责解释。
第二十一条本办法经2024年第18次党委会通过，自2024年7月18日开始实施。
附件：1、湖南中医药大学电子卖场账号申请表
2、湖南中医药大学项目采购审批表
3、湖南中医药大学校内分散采购申购表
